Software

Studio Plan

Controllo di gestione per lo studio professionale

Cos'è STUDIO PLAN

Controllo di gestione per lo studio professionale

Studio Plan è il software di gestione studio che consente al professionista di avere sempre sotto controllo le attività da svolgere per i clienti, le prestazioni effettuate e lo stato di avanzamento delle pratiche.

Le funzionalità di organizzazione dei lavori si integrano con la parcellazione e con il controllo di gestione che permette di analizzare costi e ricavi per singola pratica, per i mandati gestiti a forfait, e la redditività globale di ogni cliente.

Per ogni operatore vengono inoltre calcolati i carichi di lavoro, la produttività e la distribuzione delle attività per famiglia di prestazioni.

Studio Plan oltre ad essere un software gestionale è un vero e proprio CRM per lo studio professionale che mette il cliente al centro di tutte le attività: dall’anagrafica è possibile accedere direttamente a tutte le entità relazionate: appuntamenti, scadenze, prestazioni eseguite, mandati , pratiche, eMail, parcelle e situazione incassi.

Il nostro obiettivo nella progettazione del software è quello di mettere a disposizione degli operatori uno strumento sofisticato, ma al tempo stesso di facile utilizzo, che si integra con il lavoro quotidiano degli operatori aiutandoli a pianificare e gestire i vari adempimenti e che quindi porti vantaggi a tutte le figure professionali presenti in studio senza aggravarne il lavoro.

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Funzionalità gestionale

Software gestione studio professionale StudioPlan

Desktop utente.
E’ la videata principale dell’applicazione , contiene il menù principale e le liste automatiche selezionate dall’utente. Fornisce all’operatore la visione d’insieme delle pratiche in corso, gli appuntamenti, le scadenze, ecc…

Gestione attività e agende.
E’ il nucleo centrale dell’applicazione che organizza il lavoro degli operatori. La funzionalità consente di gestire e pianificare le attività con una visualizzazione in agenda giornaliera , settimanale o mensile. E’ prevista la sincronizzazione con Ms Outlook e Google Calendar per sincronizzare gli impegni su smartphone e tablet.

Gestione mandati.
La funzionalità consente di impostare gli incarichi dei clienti per le prestazioni ricorrenti, tipicamente il forfait annuale, gestire la periodicità di fatturazione ed effettuare i rinnovi automatici a fine esercizio.

Gestione pratiche.
La funzionalità consente la gestione delle pratiche extra mandato. Per ogni pratica è possibile pianificare le attività da svolgere, predisporre la fatturazione a forfait o a consuntivo, controllare le prestazioni effettuate e la marginalità.
Gestione scadenzari e checklist.
Tramite la generazione automatica delle scadenze o l’inserimento manuale viene gestito un cruscotto mensile delle scadenze di studio simile ad un foglio di calcolo che consente la visualizzazione immediata della situazione scadenze e la chiusura delle stesse con l’inserimento di un rapportino di produzione

Rapportini di produzione.
Il rapportino di produzione è lo strumento che consente la consuntivazione del lavoro svolto, si può inserire direttamente dalla chiusura delle attività oppure tramite un timesheet che permette all’utente di verificare la quadratura delle attività con le ore di lavoro. Tutti gli inserimenti prevedono la compilazione automatica del maggior numero di campi possibile al fine di ridurre il tempo impiegato dall’operatore.

Gestione parcellazione.
La funzionalità consente di emettere le fatture relative alle rate pianificate sui mandati o sulle pratiche integrando con le prestazioni extra da fatturare, i fondi e le spese anticipate. E’ prevista la gestione di più soggetti fatturanti all’interno dello studio

Posta elettronica.
Tramite la gestione delle email Studio Plan archivia ogni messaggio scambiato, con i relativi allegati, collegandolo all’anagrafica cliente relativa all’indirizzo di posta. La procedura permette di gestire direttamente la mail collegandosi al server, in sostituzione o in affiancamento del tradizionale client di posta elettronica, oppure per chi preferisce usare Ms Outlook è in grado di accedere ai folder della posta in modo da acquisire e archiviare i messaggi gestiti utilizzando tale strumento.

Gestione presenze.
La funzionalità consente la gestione manuale del foglio presenze dei dipendenti oppure automatica tramite l’interfacciamento con un dispositivo di rilevazione. Le presenze vengono esportate con vari formati per l’acquisizione da parte dei software di gestione delle buste paga.

Reports.
I vari report disponibili costituiscono gli strumenti per l’analisi e il controllo dello studio.

Configurabilità
Tramite la gestione dei profili utente è possibile assegnare i permessi di visibilità sulle funzioni del programma e per ogni entità gestita il livello di visibilità dei dati ( personali , di divisione o tutti ) con l’esclusione della modifica o dell’eliminazione dei singoli record. Il contenuto del desktop utente è personalizzabile così come le liste contenute.

StudioPlan si integra con:
Microsoft Outlook® per la sincronizzazione dei calendari sul pc, la rubrica dei contatti e l’acquisizione della posta elettronica
Google Calendar® per la sincronizzazione dei calendari su web, smartphone e tablet
Gmail e qualsiasi server IMAP per la gestione della posta elettronica

ScanDataCenter per l’archiviazione ottica di qualsiasi documento

Microsoft Word®. Per la generazione dei documenti con stampa unione dei dati, tra cui anche i formati di stampa di parcelle e mandati
Microsoft Excel®. Per l’esportazione di tutte le liste dell’applicazione
Voispeed ®. Per effettuare direttamente le telefonate dalla rubrica
Skype® Per effettuare direttamente le telefonate dalla rubrica

Requisiti tecnici

Client
Microsoft Windows 7 / 8 o successivi ®

Server
Microsoft Windows Server 2003 /2008 / 2012 ®
oppure
Microsoft Windows 7 / 8 o successivi

Database
Microsoft SQL Server 2005 Express (o successivi in base alla versione del server)

Archiviazione documentale pratiche con ScanDataCenter

StudioPlan è completamente integrato con la suite di archiviazione documenti ScanDataCenter.

Da ogni maschera contenente la gestione documenti è possibile archiviare le pratiche e renderle disponibili per la consultazione remota.

Archiviazione documentale pratiche

Ricerca avanzata con ScanDataCenter